E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe

Die Finanzverwaltung ist im Rahmen von Außenprüfungen grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E‑Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Dies geht aus einem Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30.04.2025 hervor. Im Streitfall ging es um die Vorlage von E-Mails sowie einem Gesamtjournal im Rahmen einer Außenprüfung. Die Richter entschieden, dass auch E‑Mails Handels- und Geschäftsbriefe i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 2 u. Nr. 3 AO sein können, jedoch nicht solche E‑Mails, die privater Natur sind oder die firmeninterne Kommunikation betreffen. Ebenso unterfallen digitale Unterlagen über Konzernverrechnungspreise dem Anwendungsbereich gem. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO. Mangels einer Rechtsgrundlage kann die Finanzverwaltung allerdings kein sog. Gesamtjournal verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E‑Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben. (Az. XI R 15/23).