Für Freiberufler und Gewerbetreibende rückt mit dem Jahresende 2026 auch die Bestandsaufnahme näher. In vielen Unternehmen werden Waren und andere Vermögensgegenstände deshalb zum 31. Dezember körperlich gezählt. Dieser Termin ist jedoch nicht zwingend. Das Handelsrecht lässt unter bestimmten Voraussetzungen weitere Inventurverfahren zu.
Nach § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar erstellen. Zu beachten ist die Befreiung nach § 241a HGB. Das Inventar erfasst vollständig die Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens. Grundlage dafür ist die Inventur, bei der die vorhandenen Bestände ermittelt werden.
Regelfall ist die sogenannte Stichtagsinventur am Bilanzstichtag. Für Handels- und Steuerrecht wird es allerdings nicht beanstandet, wenn die körperliche Bestandsaufnahme bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag stattfindet. Die dabei festgestellten Mengen und Werte müssen dann auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder auf diesen Zeitpunkt zurückgerechnet werden.
§ 241 Absatz 3 HGB erlaubt außerdem eine zeitverschobene Inventur. Die Bestandsaufnahme kann in diesem Verfahren bis zu drei Monate vor oder bis zu zwei Monate nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Weil zwischen Aufnahme und Bilanzstichtag mehr Zeit liegt, ist eine entsprechend umfangreiche Fortschreibung beziehungsweise Rückrechnung erforderlich.
Eine weitere Möglichkeit ist die permanente Inventur nach § 241 Absatz 2 HGB. Dabei werden die Bestände nicht an einem einzigen Termin erfasst. Stattdessen erfolgt die körperliche Aufnahme laufend über das Geschäftsjahr hinweg. Jeder Vermögensgegenstand muss dabei mindestens einmal im Jahr körperlich aufgenommen werden.
Bei der Stichprobeninventur nach § 241 Absatz 1 HGB wird der Gesamtbestand mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Verfahren ermittelt. Dadurch muss nicht jeder Vermögensgegenstand einzeln körperlich erfasst werden. Das Verfahren setzt allerdings eine komplexe Ermittlung und eine nachvollziehbare Dokumentation voraus.
Welche Variante geeignet ist, hängt unter anderem von den betrieblichen Abläufen und der Bestandsstruktur ab. Bei zeitverschobenen Verfahren sowie bei permanenter und Stichprobeninventur müssen die jeweiligen Aufzeichnungen und Berechnungen den Bestand zum Bilanzstichtag nachvollziehbar abbilden. In Zweifelsfällen kann eine fachkundige Beratung sinnvoll sein.