Seit Jahresbeginn 2026 gilt für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in bestimmten Branchen, wie Bau, Gastronomie, Transport, Gebäudereinigung, Friseur/Kosmetik, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsdienste sowie plattformbasierte Lieferdienste, folgende neue Pflicht:
Sie müssen ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor Arbeitsbeginn schriftlich und nachweisbar darauf hinweisen, dass diese während der Arbeit immer ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mit sich führen müssen (§ 2a Abs. 1, 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz/SchwarzArbG).
Dieser Hinweis muss dokumentiert und für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden. Dies kann z.B. durch einen Aushang oder einer Notiz in der Personalakte erfolgen, eine Kopie des Hinweises ist dabei ausreichend. Bei Prüfungen durch die Behörden muss der Nachweis vorgelegt werden können.
Bei Missachtung der Hinweispflicht droht ein Bußgeld. Sowohl das Nichtmitführen des Ausweises durch den Arbeitnehmer als auch das Versäumnis des Arbeitgebers, den Hinweis zu geben und zu dokumentieren, gelten als Ordnungswidrigkeit (§ 8 Abs. 2 SchwarzArbG). Das Bußgeld kann bis zu 5.000 € betragen.