Buchführungsbelege und Geschäftsunterlagen müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften für eine Mindestdauer von derzeit noch 10 bzw. 6 Jahren aufbewahrt werden. Aufgrund der öffentlich-rechtlichen Verpflichtung müssen sowohl handels- als auch steuerrechtlich entsprechende Rückstellungen gebildet werden.
Das Landesamt für Steuern (LfSt) Niedersachsen hat in einer Verfügung vom 21.02.2024 erläutert, welche Voraussetzungen für die Rückstellungsbildung vorliegen müssen und welche Kosten in die Höhe der Rückstellung mit einfließen.
Berücksichtigungsfähige Kosten sind z.B. Raumkosten und Einlagerungskosten aber auch die Kosten für Scannen und Archivieren, wie z. B. das Brennen auf eine DVD. Einrichtungsgegenstände sind zu berücksichtigen, wenn diese noch nicht abgeschrieben sind. Künftige Anschaffungs- oder Entsorgungskosten dürfen nicht in die Berechnung mit einfließen.