Bisher galt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte und dazugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist nur für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Buchungsbelege stellen die Grundlagen für die einzelnen Geschäftsvorfälle dar und müssen vollständig für jede einzelne Buchung vorliegen. Die wichtigsten haben wir Ihnen nachfolgend aufgeführt:
•Ausgangs- und Eingangsrechnungen inkl. Rechnungsdoppel
•Abrechnungsunterlagen und Aktenvermerke, sofern Buchungsbelege bzw. -Grundlage
• Bankbelege, Bankkontoauszüge, Depotauszüge, Kontoauszüge
• Betriebskostenabrechnungen
• Bewirtungsrechnungen
• Buchungsbelege inkl. deren Datenträger, auch Eigenbelege
• Buchungsanweisungen
• Dienstreise- und Fahrtkostenabrechnungen, sofern Buchungsbelege
• Fehlerprotokolle aus der EDV-Buchführung
• Gutschriften
• Kassenberichte, Kassenbücher und -blätter usw.
• Kontenpläne inkl. Änderungen, Kontenregister
• ggf. Kreditunterlagen
• Lagerbuchführungen
• Lieferscheine, Versand- und Frachtunterlagen, sofern Buchungsbelege bzw.Rechnungsbestandteil
• Lohn- und Gehaltslisten sowie Lohnunterlagen als Buchungsbelege
• Miet- und Pachtunterlagen
• Quittungen, Kleinbetragsrechnungen, Kassenbons, Z-Bons
• Schecks und Wechsel
• Spendenbescheinigungen
• Verträge, sofern Buchungsbelege
• Versicherungsunterlagen, sofern Buchungsbelege
• Wareneingangs- und -ausgangsbücher
Die Neuregelung gilt für alle Buchungsbelege, für die, die Aufbewahrungsfrist nach alter Regelung zum 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist, mit Ausnahme bestimmter Branchen im Kredit-, Wertpapier- und Versicherungswesen.
Somit können Buchungsbelege vernichtet werden, die in den Jahren bis einschließlich 2016 erstellt und letztmalig gebucht, bearbeitet, geändert, empfangen oder abgesandt worden sind. Für die Jahresabschlusserstellung sei darauf hingewiesen, dass dies eine Überprüfung und Anpassung der Aufbewahrungsrückstellung nach sich zieht, auch wenn Unternehmer die Unterlagen freiwillig länger als 8 Jahre aufbewahren.