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Vernichtung Buchhaltungsunterlagen

Vernichtung Buchhaltungsunterlagen

Bisher galt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte und dazugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist nur für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Buchungsbelege stellen die Grundlagen für die einzelnen Geschäftsvorfälle dar und müssen vollständig für jede einzelne Buchung vorliegen. Die wichtigsten haben wir Ihnen nachfolgend aufgeführt:

•Ausgangs- und Eingangsrechnungen inkl. Rechnungsdoppel
•Abrechnungsunterlagen und Aktenvermerke, sofern Buchungsbelege bzw. -Grundlage
Bankbelege, Bankkontoauszüge, Depotauszüge, Kontoauszüge
Betriebskostenabrechnungen
Bewirtungsrechnungen  
Buchungsbelege inkl. deren Datenträger, auch Eigenbelege
Buchungsanweisungen 
Dienstreise- und Fahrtkostenabrechnungen, sofern Buchungsbelege​
Fehlerprotokolle aus der EDV-Buchführung 
Gutschriften
Kassenberichte, Kassenbücher und -blätter usw.
Kontenpläne inkl. Änderungen, Kontenregister 
ggf. Kreditunterlagen
Lagerbuchführungen
Lieferscheine, Versand- und Frachtunterlagen, sofern Buchungsbelege bzw.Rechnungsbestandteil
Lohn- und Gehaltslisten sowie Lohnunterlagen als Buchungsbelege
Miet- und Pachtunterlagen
Quittungen, Kleinbetragsrechnungen, Kassenbons, Z-Bons
Schecks und Wechsel
Spendenbescheinigungen 
Verträge, sofern Buchungsbelege
Versicherungsunterlagen, sofern Buchungsbelege
Wareneingangs- und -ausgangsbücher

Die Neuregelung gilt für alle Buchungsbelege, für die, die Aufbewahrungsfrist nach alter Regelung zum 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist, mit Ausnahme bestimmter Branchen im Kredit-, Wertpapier- und Versicherungswesen.

Somit können Buchungsbelege vernichtet werden, die in den Jahren bis einschließlich 2016 erstellt und letztmalig gebucht, bearbeitet, geändert, empfangen oder abgesandt worden sind. Für die Jahresabschlusserstellung sei darauf hingewiesen, dass dies eine Überprüfung und Anpassung der Aufbewahrungsrückstellung nach sich zieht, auch wenn Unternehmer die Unterlagen freiwillig länger als 8 Jahre aufbewahren.

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